Berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencari dokumen yang salah tempat? Apakah Anda "mengarsipkan demi tumpukan"? Apakah Anda malu dengan tampilan kantor Anda saat bertemu dengan rekan kerja atau calon klien?Riset membuktikan bahwa ruang kerja yang rapi membantu kita berpikir lebih jernih dan meningkatkan produktivitas. Meja atau kantor yang terorganisir juga menggambarkan citra profesional, memancarkan kompetensi dan efisiensi.
Apa rahasia menciptakan dan memelihara ruang kerja yang teratur? Meskipun tidak ada cara yang "tepat" untuk mengatur kantor Anda, faktor terpenting dalam keberlanjutannya adalah keinginan yang tulus untuk membuatnya berfungsi. Setelah motivasi itu ada, Anda akan menemukan bahwa proses pengorganisasian kantor Anda jauh lebih mudah dikelola daripada stres yang disebabkan oleh kekacauan!
3 Langkah Menuju Kantor Terorganisir
1. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan yang tepat— Langkah pertama dalam menciptakan sistem organisasi yang efektif adalah mengidentifikasi masalah utama yang perlu dipecahkan:
Apakah ini tempat kerja yang berantakan (di mana meja dan permukaan kerja ditumpuk dengan kertas)?
Apakah sulit untuk menemukan dokumen ketika Anda membutuhkannya?
Apakah ada orang lain di kantor yang membutuhkan akses ke file?
Apakah beberapa dokumen diarsipkan dalam bentuk hard copy dan yang lainnya diarsipkan di komputer?
Dalam tahap "refleksi" ini, sangat penting untuk mengingat kebutuhan individu bisnis Anda (misalnya, apakah pelanggan mengulang pesanan mereka, atau apakah setiap pekerjaan itu unik?) dan persyaratan hukum untuk menyimpan dokumen di industri Anda.
2.Buat metode diferensiasi— Salah satu tantangan organisasi terbesar adalah mampu membedakan satu subjek/proyek dari yang lain. Pertimbangkan jenis dokumen yang Anda tangani. Apakah Anda memilih untuk menyusun abjad, jaket file kode warna atau menyimpan catatan di folder elektronik, buat sistem yang memungkinkan Anda mengidentifikasi materi Anda dengan jelas. Tidak terlalu penting untuk menentukan ke mana sesuatu "harus" pergi karena mencari tahu di mana Anda paling cenderung untuk mencarinya di kemudian hari.
3.Posisi berdasarkan prioritas— Terapkan metode HOT-WARM-COOL-COLD untuk menangani material yang berhubungan dengan pekerjaan. Berikut cara kerjanya:
Proyek/file HEBAT ada di meja. Ini adalah dokumen atau file yang sedang Anda kerjakan saat ini. Mungkin ada beberapa file proyek dalam tempat file berdiri sehingga selalu terlihat.
Di belakang Anda di credenza atau permukaan kerja terdapat file WARM untuk proyek penting lainnya yang menunggu perhatian Anda.
File HOT dan WARM umumnya berpindah-pindah antara dua kategori dan lokasi. Hal yang penting adalah hanya mengerjakan dokumen untuk satu proyek/subjek pada satu waktu, tetapi membuat yang lain dapat dijangkau saat Anda membutuhkannya.
Di laci atau permukaan kerja yang lebih jauh terdapat file COOL yang tidak lagi mendesak tetapi mungkin perlu dirujuk.
Dalam lemari arsip terdapat file-file yang DINGIN artinya sudah lengkap – dan mungkin atau mungkin tidak diambil di masa mendatang jika ada proyek baru yang terkait.
Organisasi Memerlukan Latihan
Di akhir setiap hari kerja, bersihkan semuanya dari meja Anda — kecuali item yang ingin Anda fokuskan saat mulai bekerja keesokan paginya. File itu bisa tergeletak di atas meja. Segala sesuatu yang lain harus disingkirkan. Mengetahui Anda siap untuk hari berikutnya dapat membantu Anda rileks dan memungkinkan Anda menikmati malam Anda.
Di kantor yang digunakan bersama oleh banyak orang, strategi organisasi baru harus dikomunikasikan dengan jelas dan sering hingga menjadi rutinitas. Setiap orang harus secara konsisten melakukan bagian mereka agar sistem berhasil dari waktu ke waktu.
Nikmati Manfaat Kantor Terorganisir
Seolah-olah mampu menemukan apa yang Anda butuhkan — ketika Anda membutuhkannya — tidak cukup, Anda juga akan menikmati kemudahan baru yang Anda dapat dengan cepat mengarahkan kolega ke file atau dokumen yang mungkin mereka perlukan.
