Jika Anda ingin meningkatkan produktivitas, Anda mungkin mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam kursus manajemen waktu atau mendelegasikan lebih banyak tugas. Namun meskipun ini adalah strategi yang bagus, Anda mungkin lebih baik memulainya langsung dengan mengatur ulang meja dan ruang kantor Anda.
Itu karena lingkungan kerja Anda dapat berdampak besar pada produktivitas Anda. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa kekacauan di tempat kerja dapat mempersulit fokus, mengganggu pembelajaran dan ingatan, mengganggu proses mental, dan menyebabkan mudah tersinggung yang dapat memicu ketegangan yang memakan waktu dengan rekan kerja. Singkatnya: Bagi kebanyakan orang, kekacauan merupakan pengurasan utama produktivitas dan kinerja kerja secara keseluruhan.
Untungnya, solusi terhadap kekacauan yang menghambat produktivitas dapat ditemukan dalam beberapa strategi sederhana untuk mengatur ruang kerja Anda. Baik Anda bekerja di bilik, ruang eksekutif, atau kantor di rumah, berikut adalah enam tip pengorganisasian kantor yang efektif yang akan membantu Anda meningkatkan produktivitas.
Ide organisasi kantor sederhana
Berikut ini ikhtisar dasar dari beberapa ide organisasi kantor yang paling efektif:
- Mulailah dengan audit
- Minimalkan kertas
- Rapikan kabel dan pengisi daya
- Dapatkan label bahagia
- Memanfaatkan ruang dinding
- Perluas ruang meja Anda (tanpa membeli meja yang lebih besar)
Mari selami seluk beluknya.
Mulailah dengan audit
Cara nomor satu untuk mengurangi kekacauan dan disorganisasi kantor adalah dengan membatasi jumlah item di kantor Anda yang perlu ditata terlebih dahulu.
Sebelum Anda menata ulang apa pun, perhatikan baik-baik setiap barang yang saat ini ada di kantor Anda. Kemudian urutkan ke dalam tumpukan yang berbeda (Sumbangkan, Simpan, dan Sampah/Daur Ulang biasanya memenuhi kebutuhan sebagian besar orang). Untuk setiap item, pertimbangkan apakah Anda benar-benar menggunakannya atau tidak dan apakah item tersebut meningkatkan pekerjaan atau kehidupan Anda. Ambil keputusan secepat mungkin; jika Anda terjebak pada suatu item, lanjutkan ke item berikutnya dan kembali lagi nanti.
Setelah Anda mengurangi aksesori kantor Anda, mulailah mencari rumah untuk setiap barang yang Anda pilih untuk disimpan. Gunakan laci dan tatakan baki bila memungkinkan, dan hindari menyimpan barang di permukaan kerja utama meja Anda.
Satu catatan khusus untuk kantor rumah: Jika memungkinkan, hindari memadukan barang-barang rumah tangga ke dalam ruang kantor Anda. Pertahankan pemisahan sebanyak mungkin untuk membantu organisasi fisik dan mental.
 |
 |
 |
Minimalkan kertas
Kertas adalah salah satu penyebab terburuk dalam hal kekacauan kantor, jadi penting untuk mengendalikan surat, tagihan, majalah, dan produk kertas lainnya.
Mulailah dengan merobek-robek dan/atau mendaur ulang kertas apa pun yang tidak penting. Kemudian digitalkan semua dokumen kertas penting yang dapat dipindai dan disimpan sebagai file elektronik.
Selanjutnya, berinvestasilah dalam beberapa baki kertas yang membantu mengaturnya berdasarkan kategori (seperti "mendesak", "menunggu pemrosesan", atau "akan diajukan" atau sekadar "dibaca" dan "belum dibaca"). Terakhir, ikuti tip berikut untuk sebisa mungkin mendekati kantor tanpa kertas.
 |
 |
 |
Kabel dan pengisi daya rapi
Mengurai kabel dapat membuang-buang waktu, dan kabel yang menumpuk di lantai dapat menimbulkan kekacauan visual yang menyebabkan stres dan mengurangi estetika ruang kerja Anda secara keseluruhan (dan juga dapat menyebabkan bahaya tersandung!).
Mulailah dengan mengurai kabel terlebih dahulu. Kemudian, cegah kusut di kemudian hari dengan menyatukan sisa kawat menggunakan klip pengikat. (Cukup masukkan kabel melalui ruang terbuka di klip.)
Selanjutnya, tentukan solusi penyimpanan yang tepat. Pengisi daya yang diberi label dan dijepit pengikat semuanya harus ditempatkan di tempat yang sama (dan harus dipasang kembali di tempat itu setelah digunakan). Kabel yang harus dijauhkan harus dijauhkan dari lantai; amankan di bagian bawah meja Anda.
Dapatkan label bahagia
Tentu saja, label mungkin tampak cantik Tipe A—tetapi pernahkah Anda bertemu dengan orang Tipe A yang ruang kantornya berantakan? Ambil satu halaman dari pedoman profesional organisasi dan pergi ke kota untuk memberi label pada barang-barang kantor, dari rak buku hingga rak kabinet, pengisi daya, kabel, pengatur kertas, dan sebagainya. Kemudian, simpan barang-barang di tempat yang tepat—setiap saat.
Memanfaatkan ruang dinding
Saat Anda menggunakan dinding untuk ruang penyimpanan ekstra, itu seperti mendapatkan ruangan baru. Kosongkan ruang di meja dan lantai Anda dengan memindahkan barang sebanyak mungkin ke dinding. Berikut beberapa tipnya:
- Gunakan pegboard untuk menyimpan aksesoris kantor yang sering digunakan seperti gunting, selotip, dan lain sebagainya.
- Tingkatkan taruhan Anda dengan tempat penyimpanan gantung, yang dapat menyediakan ruang untuk segala sesuatu mulai dari staples hingga karet gelang, paku payung, peralatan tulis tambahan, dll.
- Gunakan papan penghapus kering untuk bertukar pikiran tentang ide-ide atau menyimpan daftar tugas yang harus dilakukan (dan singkirkan buku catatan desktop).
- Investasikan pada kalender dinding gantung daripada meletakkannya di meja Anda.
- Gunakan papan gabus untuk menyimpan dokumen yang memerlukan perhatian Anda.
- Pasang gantungan baju untuk menjauhkan jaket dan sweater dari kursi kantor.
Perluas ruang meja Anda
Berapa pun ukuran meja Anda, Anda dapat menambah jumlah ruang meja yang tersedia dengan beberapa penyesuaian sederhana. Misalnya:
Pertimbangkan untuk menempatkan kereta dorong di samping meja Anda untuk menyimpan agenda, file kertas yang sering diakses, buku catatan, dan banyak lagi. Dengan cara ini Anda tidak perlu mencari rumah untuk barang-barang ini di atas meja Anda.
Singkirkan lampu desktop dan pilih lampu lantai atau lampu di atas kepala.
Tinggikan laptop atau monitor desktop Anda dengan rak desktop kecil. Ini tidak hanya memberi Anda ruang penyimpanan di bawah rak, tetapi juga lebih ergonomis untuk leher Anda.
Jika Anda kekurangan ruang di laci, pertimbangkan untuk memasang keranjang di bawah rak atau opsi penyimpanan di bawah rak lainnya.
Setelah Anda menerapkan ide-ide organisasi kerja atau kantor rumahan ini dan menata ruang kerja Anda, tantangan berikutnya adalah menjaganya tetap seperti itu. Salah satu strategi terbaik untuk mempertahankan kantor yang terorganisir adalah dengan menangani kertas-kertas dan barang-barang lainnya yang masuk. Jangan biarkan perlengkapan kantor atau dokumen baru menumpuk; sebagai gantinya, luangkan beberapa menit untuk mengatur sekarang agar Anda terhindar dari berjam-jam pembersihan.
 |
 |
 |
