Membersihkan kekacauan kantor memerlukan pemahaman tentang faktor-faktor yang berkontribusi terhadap disorganisasi. Prosesnya bersifat mental dan mekanis. Sebelum memulai proses pengorganisasian, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan sulit tentang kekacauan Anda:
Apakah sistem yang ada dapat menyelesaikan tugasnya, ataukah justru berkontribusi terhadap kekacauan?
Apakah kurangnya pemeliharaan merupakan salah satu faktornya?
Apakah barang-barang Anda ada di tempatnya, tetapi barangnya terlalu banyak?
Apakah cukup ruang yang dialokasikan untuk setiap kegiatan?
Setelah Anda memperhatikan dengan baik penyebab kekacauan Anda, petakan lingkungan kantor yang memungkinkan Anda menjaga ketertiban. Inilah yang perlu Anda lakukan:
Berinvestasilah pada Furnitur yang Memadai.Kantor memerlukan area kerja yang jelas, dan itu berarti menyediakan ruang yang memadai untuk perangkat keras dan perlengkapan periferal komputer, tempat untuk bahan referensi, ruang file, dan lokasi untuk persediaan dan kertas yang sering dirujuk. Pastikan perabot kantor Anda menyediakan ruang yang cukup untuk bekerja dan menyimpan barang.
Mendirikan Pusat Kegiatan.Kantor harus dibagi menjadi tiga area aktivitas: pusat kerja, yang mencakup ruang kerja kosong, komputer, dan produk kantor yang sering digunakan; pusat referensi, yang meliputi penjilid, manual, kamus dan buku serta materi profesional; dan pusat persediaan, yang berisi kertas dan perlengkapan kantor lainnya.
Tempatkan Perangkat Keras dan Periferal dengan Benar.Posisikan peralatan Anda berdasarkan frekuensi penggunaan. Jika printer digunakan sehari-hari, printer harus mudah dijangkau. Jika CPU digunakan hanya untuk pemecahan masalah, CPU dapat diletakkan di bawah atau di samping meja. Jika pemindai jarang digunakan, dapat ditempatkan di luar area kerja. Saat menyiapkan perangkat keras, perhatikan akses ke drive, baki, dan kabel. Jangan menghalangi akses ke laci atau menyita ruang kaki dengan tali yang kusut.
Tetapkan Area Pemrosesan Kertas.Tetapkan area di pusat kerja Anda untuk dokumen yang memerlukan tindakan segera. Simpan kertas yang terkait dengan klien atau proyek yang sedang berjalan di area yang mudah diakses dan dalam pandangan Anda. Tetapkan sistem pengarsipan permanen untuk makalah yang akan Anda referensikan tetapi tidak secara teratur.
